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Como funciona uma auditoria de
contas no condomínio.
O
aumento das demandas por bens e serviços, a necessidade de manutenção e
modernização de elevadores, fachadas e sistemas de segurança, entre outros, e a
busca pela valorização patrimonial acabam pressionando os custos condominiais.
Os síndicos e administradores começam a buscar formas de racionalizar os
gastos, torná-los mais produtivos, de maneira a evitar pressão de alta sobre os
rateios ordinários e extraordinários pagos pelos condôminos.
o
apoio externo especializado ajuda a identificar eventuais desvios, fraudes ou
mesmo casos de má administração. A profissionalização do controle financeiro e
a maior transparência nos gastos podem contribuir para um melhor aproveitamento
dos recursos financeiros.
A
auditoria pode ser tanto "emergencial" ("também conhecida por
punitiva ou apurativa") quanto "preventiva". A primeira é
"mais conhecida, entretanto, é a mais cara, devido à urgência. Já a
preventiva é mais indicada justamente para conjuntos habitacionais e
comerciais."
A
constante movimentação de dinheiro e contas aumenta a possibilidade de erros e
omissões, situações que podem "lesar o condomínio". Com uma
verificação de contas, pode-se chegar ao responsável e até destituí-lo do
cargo, além de acionar a Justiça para ressarcimento dos prejuízos ocorridos. O
auditor será capaz de apontar práticas como concessão de descontos indevidos;
direcionamento de compras para determinados fornecedores; superfaturamento;
criação de falsa demanda para compra de bens ou serviços; e desvios de recursos
acobertados por documentos falsos", enumera o gestor.
O
serviço do auditor exige conhecimento atualizado sobre legislação, como as
fiscais e trabalhistas, por exemplo; domínio de recursos tecnológicos e de
técnicas de investigação; entrevistas para levantamento de informações e dados;
além da avaliação e elaboração de relatórios. A periodicidade da análise das
contas depende do porte do empreendimento. Pode ser mensal, trimestral,
semestral ou até mesmo anual.
Objetivo
A finalidade de um trabalho de auditoria em um condomínio é certificar que as contas, tanto de entrada de recursos como de pagamento de despesas, estejam suportadas por documentos hábeis e de acordo com o orçamento aprovado em assembleia.
A finalidade de um trabalho de auditoria em um condomínio é certificar que as contas, tanto de entrada de recursos como de pagamento de despesas, estejam suportadas por documentos hábeis e de acordo com o orçamento aprovado em assembleia.
Quem contrata?
Os trabalhos de auditoria, na maioria das vezes, são solicitados pelos conselheiros e algumas vezes pelo síndico que busca uma segurança de que seu serviço está sendo bem feito.
Os trabalhos de auditoria, na maioria das vezes, são solicitados pelos conselheiros e algumas vezes pelo síndico que busca uma segurança de que seu serviço está sendo bem feito.
Áreas auditadas
Em um condomínio, são os de pagamento das despesas básicas, como salários e encargos (com base na CLT), de contratos de terceirização (limpeza, segurança, portaria, jardinagem), de contas de consumo (energia e água), de serviços de manutenção (por exemplo, elevador), além de compra de materiais, entre outros.
Em um condomínio, são os de pagamento das despesas básicas, como salários e encargos (com base na CLT), de contratos de terceirização (limpeza, segurança, portaria, jardinagem), de contas de consumo (energia e água), de serviços de manutenção (por exemplo, elevador), além de compra de materiais, entre outros.
Dica aos síndicos
É preciso separar bem a conta ordinária, relativa aos pagamentos das despesas usuais, da conta extraordinária, voltada para custeio de consertos e reformas das áreas comuns, os quais são, em sua maioria, aprovados em assembleia, juntamente com o rateio extra. Esses valores não podem ser confundidos, a conta ordinária é paga pelo morador, que pode não ser o proprietário, e, a conta extraordinária é paga pelo proprietário.
É preciso separar bem a conta ordinária, relativa aos pagamentos das despesas usuais, da conta extraordinária, voltada para custeio de consertos e reformas das áreas comuns, os quais são, em sua maioria, aprovados em assembleia, juntamente com o rateio extra. Esses valores não podem ser confundidos, a conta ordinária é paga pelo morador, que pode não ser o proprietário, e, a conta extraordinária é paga pelo proprietário.
Outra
dica é verificar, no momento dos recebimentos de condôminos Inadimplentes, se
os valores de multa e juros estão corretos e se estão sendo cobrados e
depositados na conta do condomínio. É também importante fazer uma análise entre
os valores orçados em assembleia e os efetivamente gastos. Analisar ainda se a
quantidade de funcionários cobrados pelas empresas terceirizadas é a que está
sendo alocada efetivamente no condomínio. Finalmente, conferir se as horas
extras pagas estão corretas, tanto para os funcionários diretos quanto para o
montante apresentado pelas empresas terceirizadas.
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